13 tipp, hogy javítsa vállalkozása e-mailek írását és még sok mást

A jó üzleti írás elengedhetetlen készség minden vállalkozó vagy szakember számára. Mivel a jó kommunikáció a siker kulcsa, írásbeli készségeinek finomítása segíthet abban, hogy világos és céltudatos módon fejezze ki magát, amely tartós benyomást kelthet az olvasókban. Segít a 2024-es üzleti ajánlat megírásában.

Akár meggyőző feljegyzést készít a felső vezetés jóváhagyása érdekében, akár gyorsan és hatékonyan válaszol az ügyfélszolgálati megkeresésekre, az üzleti írások fejlesztése idővel megtérül.

13 gyakorlati tipp

1. Értsd meg a közönségedet

A célközönség ismerete segít az írás stílusának, hangnemének és szókincsének megfelelő személyre szabásában. A különböző típusú olvasóknak más-más elvárásaik, igényeik és megértési szintjeik vannak.

Például, ha marketingprospektust ír egy régebbi demográfiai csoport számára, olyan nyelvezetet kell használnia, amelyet ők is megértenek anélkül, hogy zsargonhoz folyamodnának.

Másrészt, ha számítógépes mérnököknek ír műszaki kézikönyvet, akkor célszerű bonyolultabb terminológiát és feltételezéseket használni.

Amellett, hogy üzenete nyelvi szintjét a különböző közönségekhez igazítja, az ő érdeklődésüket is figyelembe kell vennie a tartalom elkészítésekor. Ha ügyfélszolgálati e-mailt ír, gondolja át ügyfelei aggályait vagy szükségleteit, és győződjön meg arról, hogy bármit ír, az ezeket a problémákat is kezeli.

Olvasni:  Hogyan növelhetem az eladásokat és a hűséget az e-kereskedelmi életciklusra vonatkozó e-mailekkel?

Ha üzleti ajánlatot ír, összpontosítson terméke vagy szolgáltatása előnyeire, ne csak a funkciókra.

2. Határozza meg a célját üzleti íráshoz

Az írás célját a kezdetektől fogva jól meg kell határozni. Ez tisztázza céljait, és segít összpontosítani üzenetét.

Kérdezd meg magadtól, hogy milyen lépést vagy választ szeretnél az olvasóktól, és hogyan kommunikálhatod ezt a legjobban. Az írás okának ismerete segít az üzenet hangnemének és tartalmának alakításában, és biztosítja, hogy ne tévedjen túl messzire.

Hasznos azt is megfontolni, hogy a tartalmat hogyan fogják felhasználni, és milyen benyomást szeretne hagyni az olvasókban.

Legyen szó eladásról, üzleti ajánlat megírásáról, információkérésről vagy frissítésről, mindig emlékezzen a céljára az írás során.

3. Terv és vázlat Az Ön üzleti írása

Mielőtt belevágna az írásba, szánjon egy kis időt a tervezésre és a körvonalazásra a gondolataid. Hozzon létre egy logikai folyamatot a főbb pontok és a kiegészítő részletek rendszerezésével.

Ez segít megőrizni a koherens szerkezetet, és megőrzi az írást rendszerezetten és világosan. Használjon felsorolásjeleket, címsorokat vagy alcímeket, hogy javítsa az olvashatóságot, és irányítsa olvasóit a tartalomban.

Ezenkívül használjon diagramokat, táblázatokat és diagramokat, amelyek segítségével világosabbá teheti üzenetét. A tervezéssel hosszú távon időt takaríthat meg, mivel segít finomítani gondolatait. A felvázolt üzenettel sokkal könnyebb a részleteket pontosítani, és mindent egy összefüggő írásba foglalni.

4. Gyakorold az írást rendszeresen

Szánjon időt a rendszeres írásra, és minden nap vagy hetente szánjon egy bizonyos időt az írásra, és próbálja ki magát a folyamatos fejlődésben. Kísérletezzen különböző technikákkal és stílusokkal, és fokozatosan finomítsa írási készségeit.

Írócsoportokhoz is csatlakozhat, vagy workshopokon vehet részt. Ha inkább otthona kényelméből szeretne tanulni, a kreatív írásból szerzett diploma online kiváló lehetőség.

Írási készségeinek írási csoportokon, műhelymunkákon és tanfolyamokon keresztül történő fejlesztéséhez pénzre van szükség, ami kihívást jelenthet.

Olvasni:  Hogyan használja a betöltési sebességet, hogy nagyobb forgalmat érjen el webhelye felé

Szerencsére az online hitelek megoldást nyújtanak erre a problémára. Az online kölcsön igénylésével még aznap megszerezheti a szükséges pénzeszközöket, így kényelmes választás azok számára, akik írási képességeiket szeretnék fejleszteni.

5. Az Active Voice használata

Az aktív hang használata közvetlenebbé és dinamikusabbá teszi az írást, ami pozitív hatással lesz az olvasókra. Segít abban is, hogy a mondatok tömörek legyenek, és a fő pontra összpontosítsanak, ahelyett, hogy a szükségtelen információkkal vagy részletekkel félrehúznák.

Ez a megközelítés egyértelműbbé teszi az írást, és tekintélyt és magabiztosságot kölcsönöz az írásnak. A passzív hang néha hasznos lehet, de általában tanácsos az aktív hangot előnyben részesíteni az erős és meggyőző hang megőrzése érdekében.

6. Használja a címsorokat és az alcímeket

A tartalom kisebb, emészthető részekre bontása címsorokkal és alcímekkel javítja az olvashatóságot és javítja az írás általános szerkezetét.

A fejlécek útbaigazító táblákként szolgálnak, és végigvezetik olvasóit kommunikációja kulcsfontosságú pontjain. Segítik az olvasókat az információ gyors és hatékony megtalálásában.

A világos és informatív fejlécek megkönnyítik az olvasók számára a tartalom áttekintését, különösen a hosszabb dokumentumokban. A fejlécek és alcímek hatékony használatával elkészítheti az írást elérhetőbb és felhasználóbarát.

7. Kerülje a zsargont az üzleti írásban

Kerülje az írás túlzott zsargonnal való túlterhelését, amely elidegenítheti vagy megzavarhatja olvasóit. Ehelyett törekedjen világos és hozzáférhető nyelvezetre, amelyet a széles közönség könnyen érthet.

Ha szakkifejezéseket kell használnia, adjon rövid magyarázatot vagy szövegkörnyezetet, hogy segítse olvasóit a követésben.

Ne feledje, a cél a hatékony kommunikáció, nem pedig a túlzott zsargonon keresztül felesleges akadályok létrehozása.

8. Lektorálás és szerkesztés

Mielőtt kiküldené munkáját, fontos annak áttekintése és átdolgozása. Az írás hangos felolvasása segíthet azonosítani a kínos mondatokat vagy a fejlesztésre szoruló területeket. Ügyeljen arra, hogy írása hibamentes legyen.

Olvasni:  A titkok, hogy elkápráztassa új munkatársait a felvételi folyamat során

Fontolja meg egy olyan eszköz használatát, mint a Grammarly a nyelvtani hibák vagy elírási hibák kiszűrésére. Kérjen meg valaki mást, hogy olvassa el írását, mielőtt felülvizsgálatra küldi. Ezzel az extra lépéssel biztosíthatja, hogy az írása csiszolt és hibamentes legyen.

9. Használjon megfelelő hangszínt és stílust

A megfelelő hangnem és stílus használata kulcsfontosságú az írásbeli kommunikáció során, hogy biztosítsák az üzenet hatékony továbbítását. Vegye figyelembe a kommunikáció célját és kontextusát.

Hangszínét és stílusát igazítsa a közönség elvárásaihoz és az írás céljához. A legtöbb üzleti kommunikáció során tartsa meg a professzionális hangnemet, de ne féljen melegséget vagy személyességet önteni, ha szükséges.

Az egyensúly megteremtése kulcsfontosságú az olvasókkal való kapcsolattartáshoz és a kapcsolat kialakításához, még az üzleti ajánlat megírása során is.

10. Alkalmazkodjon különböző közegekhez üzleti íráshoz

Alakítsa írási stílusát a médiumhoz. Legyen az e-mailek tömörek és lényegre törőek, míg a blogbejegyzések inkább beszélgetési hangot tesznek lehetővé. A közösségi média frissítései rövidséget és egyértelmű cselekvésre ösztönzést igényelnek.

A hivatalos jelentések strukturált és professzionális megközelítést igényelnek. Az egyes médiumok egyedi követelményeinek megértése biztosítja, hogy üzenete megfelelő visszhangot kelt, és elérje a kitűzött célt.

Érdemes üzleti ajánlatokat e-mailben írni.

11. Használjon példákat és meséljen el egy történetet

Konkrét példák tisztázhatják az összetett fogalmakat, és a tartalmat még jobban értelmezhetővé és vonzóbbá tehetik. Egy történet a személyes tapasztalatok vagy az iparági betekintések értékes kontextust biztosíthatnak, és bemutathatják szakértelmét.

Mindazonáltal ügyeljen a titoktartásra, valamint arra, hogy releváns és megfelelő anekdotákat használjon közönsége számára. A példák és történetek alkalmazása megerősíti érveit, és segít olvasóinak kapcsolatba lépni az üzenetével.

12. Olvass szélesen

Elemezze a képzett írók műveit, és tanuljon belőlük, ügyelve a mondatszerkezetükre, a szókincsválasztásukra és az általános áramlásra. Az olvasás a történetmesélés művészetének is megismertet.

Olvasni:  A SEO outsourcing az Ön számára? 6 tényező, amely segít a döntésben

Megfigyelheti, hogyan építik fel a szerzők a cselekményeket, fejlesztik ki a karaktereket, és hogyan keltenek feszültséget és konfliktust.

Az olvasás bővíti tudásbázisát, és segít a hatékony írási technikák internalizálásában. A különböző írási stílusoknak való kitettség befolyásolja és javítja az írási képességeit.

13. Kérjen visszajelzést Az Ön üzleti írásáról

Az üzleti írások javítása érdekében kérjen visszajelzést megbízható kollégáktól vagy mentoroktól. Értékes betekintést nyújthatnak, és segítenek meghatározni, hol javíthatja írását.

Ez egy nagyszerű módja annak, hogy építő kritikát kapjon a fejlesztési területekről, és megértse a tapasztaltabb írókat. Amikor visszajelzést kér, adjon elegendő kontextust, hogy a lektorok megértsék az írása mögött meghúzódó célt és célokat.

Ha aktívan keresi a visszajelzéseket, és folyamatosan dolgozik írásának javításán, az lehetővé teszi, hogy üzleti kommunikátorként növekedjen és fejlődjön.

Végjegyzet: Az üzleti írás fejlesztése

A fenti tippek végrehajtásával javíthatja írásbeli kommunikációja minőségét, javítva az egyértelműséget, a hatást és az elkötelezettséget.

Ne felejtse el figyelembe venni a közönséget, tervezzen és vázoljon fel, legyen tömör, használjon aktív hangot, alaposan olvasson le és szerkesszen, és kerülje a túlzott zsargont.

Igazítsa hangnemét és stílusát, alkalmazzon címsorokat és alcímeket, és szabja az írást a médiumhoz. Használjon példákat és kérjen visszajelzést, olvasson széles körben és gyakoroljon.

Hogyan javítja üzleti írásait 2024-re? Szeretném hallani a gondolatait erről az alábbi megjegyzés részben.

Lisa szeret segíteni másoknak az online boldogulásban a közösségi médián, a blogíráson és a keresőoptimalizáláson keresztül. Mit ér a tudás, ha nem tudod megosztani másokkal?

Több mint 30 éves tapasztalattal rendelkezik marketing/reklám területén, 11 éves tapasztalattal a tartalommarketing, a közösségi média, a blogolás és a SEO területén.

Megvásárolhatod őt E-könyv a Twitterről az Amazonon.

Lisa Sicard legújabb bejegyzései (az összes megtekintése)

Új publikációk:

Ajánlott