Hogyan kérjünk fizetést az ügyfelektől: 7 legjobb e-mail sablon szabadúszók számára

Tartalomjegyzék

  • Miért kell fizetést kérnie az ügyfelektől
  • Hogyan kérjünk fizetést az ügyfelektől
  • Hogyan írjunk fizetést kérő professzionális e-mailt
  • Fizetési emlékeztető e-mail sablonok
  • Kulcs elvitelek
  • Következtetés
  • GYIK

A szabadúszó karrier választásának számos előnye van – az ügyfelek és projektek kiválasztásának szabadságától a munkaterhelés szabályozásáig. Ön is profitál a hely- és időbeli rugalmasságból. A szabadúszó gyorsabb növekedési lehetőségeket tesz lehetővé bármely hagyományos munkához képest.

Ezekkel a hatalmas előnyökkel azonban kihívások is járnak a szabadúszó szerepkörben. A pénzforgalom komoly kihívást jelent a szabadúszók számára, különösen azoknak, akik újak a területen. Kicsit ijesztőnek tűnhet annak ismerete, hogyan kell fizetést kérni az ügyfelektől. Szerint a Szabadúszók Szövetsége Egy tanulmány szerint a szabadúszók több mint 70%-a küzdött azért, hogy karrierje során legalább egyszer beszedjen fizetést. Az egyik legfontosabb készség, amelyet szabadúszóként elsajátíthat, ha tudja, hogyan kell professzionális módon fizetést kérni az ügyfelektől – és megtanulja a szabadúszó e-mail etikettét.

Ez a cikk megvitatja, hogyan kérhet fizetést az ügyféltől, és hogyan írjon erről professzionális e-mailt. De előtte fontos megérteni, miért fontos fizetést kérni az ügyfelektől.

Miért kell fizetést kérnie az ügyfelektől

Az, hogy időben megkapja a fizetését a munkájáért, fontosabb, mint gondolná. Ha a projektet az előírt időn belül befejezi, feltétlenül kérjen fizetést az ügyfelektől, hogy tudják, elkötelezett és gyors minden tevékenységében. Minél gyorsabban számlázza ki őket, annál hamarabb kiegyenlítik a tartozásait. Az ügyfelek késedelmes fizetése miatti hajszolása nemcsak sok szorongást és stresszt okoz, hanem időigényes és megalázó folyamat is. Ezenkívül fontos, hogy ezt ne vessük el olyan problémaként, amely túl nagy ahhoz, hogy kezelni lehessen.

Forrás

Hogyan kérjünk fizetést az ügyfelektől

Állítson össze egy ütemtervet, hogy kérje az ügyfelektől a díjak kifizetését. Ha ütemezést állít be az ügyfeleknek a fizetésekkel kapcsolatos e-mailek küldésére, akkor rendszert fog tartani. Ha világos eljárást vezet be, akkor jól szervezettnek és professzionálisnak tűnik, nem pedig durvának és zsémbesnek.

Beállíthat például ütemezést a fizetési emlékeztető e-mailekhez.

  • Egy héttel a határidő előtt
  • A fizetés esedékessége
  • Egy két nappal a határidő után
  • Egy héttel a határidő után
  • Két héttel a határidő után
  • Néhány nappal a két hét után
  • Egy hónappal a határidő után

Ügyeljen arra, hogy ne hagyjon túl sok időt, mielőtt fizetést kérne az ügyféltől. Ha röviddel a határidő lejárta után e-mailt küld ügyfelének a díjfizetéssel kapcsolatban, akkor további bonyodalmak nélkül javíthatja a kifizetés lehetőségét. Lehet, hogy az ügyfél egyszerűen megfeledkezett róla. Ha nem, e-mailjei emlékeztetőül szolgálnak.

Hogyan írjunk fizetést kérő professzionális e-mailt

Az alábbiakban felsorolunk néhány olyan információt, amelyet mindig szeretne minden fizetési emlékeztető e-mailben feltüntetni.

  • A neved
  • Az Ön elérhetőségei
  • Teljes egyenleg kifizetés
  • Esedékesség
  • Mellékelt számla másolata

Az ügyféllel fennálló kapcsolatától függően további információkat is megadhat, például az elfogadott fizetési módokat és az olvasási elismervényeket.

Olvasni:  A 10 legjobb webhelyfordító a pontos tartalomért

Íme néhány példa arra, hogyan kérhet fizetést az ügyfelektől egy e-mailes emlékeztető ütemezésének beállításával.

Forrás

Udvarias fizetési emlékeztető e-maileket küld a határidő lejárta előtt

Ha fizetési emlékeztetőt küld a fizetési határidő lejárta előtt, tegye azt barátságosan és tömören. Fizetésük még nem esedékes vagy lejárt, ezért használja fel arra, hogy kifejezze örömét a velük való munkavégzésben, hogy emlékeztesse őket arra, hogy hamarosan a kifizetésre számíthat.

Küldjön egy kicsit közvetlenebb e-mailt az esedékesség napján.

Az előzőnél valamivel közvetlenebb e-mailt küldhet, ha az ügyfél a fizetési határidő napján még mindig nem fizette be. A nyelvezet barátságos és udvarias maradhat, de tartalmazhat egy egyértelmű cselekvésre való felhívást a fiók egy bizonyos időre történő bezárására.

Küldjön határozott emlékeztetőt, ha a fizetés lejárt.

Ebben a kommunikációban egy kicsit közvetlenebbnek kell lennie, mint az előző. E-mail üzenetében egyértelműen jelezze a késedelmes fizetést, de meg kell őriznie az udvarias és professzionális hangnemet.

Fizetési emlékeztető e-mail sablonok

1. e-mail sablon: Egy héttel a határidő előtt

Azok az e-mailek, amelyeket ügyfeleinek a határidő lejárta előtt küldenek, gyengéd emlékeztetőknek kell lenniük.

Ne akarj durvának vagy túl követelőzőnek és rámenősnek tűnni.

Győződjön meg róla, hogy az e-mail címe:

  • Rövid
  • Világosan körvonalazva
  • Barátságos

Feladó: (Az Ön neve)

Címzett: (ügyfele neve)

Tárgy: Fizetési emlékeztető: Számla (hivatkozási szám) Egy hét múlva esedékes

Szia (ügyfél neve)

Remélem jól vagytok.

Öröm volt együtt dolgozni (projekten). Megkeresem, hogy gyorsan értesítsem, hogy a számla (hivatkozási szám) összesen (összeggel) mától egy hétig esedékes.

Mellékelten találja az elvégzett szolgáltatásokról szóló számlát. Fizethet a következőn keresztül (az Ön által választott fizetési mód).

Ha bármilyen kérdése van a számlával, fizetési módokkal vagy nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatban, forduljon hozzám bizalommal.

Köszönöm. Alig várom, hogy hamarosan együtt dolgozhassak Önnel.

Üdvözlettel,

(A neved)

Az 1. e-mail sablon kiváló példa egy fizetési emlékeztető e-mailre, amelyet a számla esedékessége előtt is elküldhet. Segítőkész és barátságos módon emlékezteti az ügyfelet, hogy a határidő közeleg. Azt is felkéri, hogy a jövőben többet dolgozzon velük.

2. e-mail sablon: A fizetés esedékessége

Az az e-mail, amelyet a számla ismételt esedékessége napján küld ügyfelének, barátságos emlékeztető.

Ezúttal azonban közvetlenebbnek kell lennie a kommunikációban, és az e-mailek tartalmának középpontjában a fizetés állhat, miközben továbbra is udvarias és segítőkész nyelvezetet használ.

Győződjön meg róla, hogy az e-mail címe:

  • Rövid
  • Barátságos
  • Egyértelmű cselekvésre ösztönöz

Feladó: (Az Ön neve)

Címzett: (ügyfele neve)

Tárgy: Fizetési emlékeztető: Számla (hivatkozási szám) Ma esedékes

Szia (ügyfél neve)

Remélem, jól vannak.

Biztos vagyok benne, hogy egy kicsit elfoglalt ez idő alatt, de szerettem volna egy barátságos emlékeztetőt küldeni, hogy a (projekt neve) kifizetése ma esedékes.

Tájékoztatásul csatoltam ehhez az e-mailhez a számla másolatát. A teljes egyenleg összege (összeg), és a fizetést a (az Ön által előnyben részesített fizetési módok) segítségével tudja teljesíteni.

Kérjük, forduljon hozzám bizalommal, ha kérdése van a fizetéssel, számlával vagy a nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatban.

Köszönöm.

Üdvözlettel,

(A neved)

A 2. e-mail sablon tökéletes példa egy fizetési emlékeztető e-mailre, amelyet elküldhet a számla esedékességekor. Azt szeretné, ha ez az e-mailes emlékeztető közvetlenül szólna arról, hogy az ügyfélnek még ma kell fizetnie Önnek. Kerülje el, hogy az e-mailben olyan további információkat adjon meg, amelyek elvonhatják ügyfele figyelmét arról, hogy fizetnie kell Önnek. Továbbra is udvarias, barátságos és informatív hangnemet kell fenntartania, amikor fizetést kér az ügyféltől.

Olvasni:  11 legjobb webelemző eszköz webhelyéhez 2024-ben

3. e-mail sablon: Egy/két nappal a határidő lejárta után

Azok az e-mailek, amelyeket egy/két nappal az esedékesség után küld ügyfeleinek, határozott emlékeztetőként szolgálhatnak.

Határozottnak kell lennie abban a ténnyel kapcsolatban, hogy a fizetés lejárt az esedékességen, és fizetniük kell Önnek.

Győződjön meg róla, hogy az e-mail címe:

  • Cég
  • Tájékoztató
  • Hangsúlyozza, hogy a fizetési határidő lejárt

Feladó: (Az Ön neve)

Címzett: (ügyfele neve)

Tárgy: Fizetési emlékeztető: Számla (hivatkozási szám) Egy/két nap késedelem

Szia (ügyfél neve)

Remélem jól telik a napod.

Ez az e-mail csak egy gyors emlékeztető, hogy a (projekt neve) kifizetésének esedékessége (elmúlt dátum) volt, és most egy/két napot késik. Teljesen megértem elfoglaltságát, és szeretném megbizonyosodni arról, hogy megkaptad a korábbi e-mailes emlékeztetőimet a dátummal (a korábban elküldött e-mailek dátuma).

Ehhez az e-mailhez csatoltam a számla másolatát. Fizethet a következőn keresztül (az Ön által preferált fizetési módok).

Ha kérdése van, vagy további információra van szüksége a számlával, a fizetési módokkal vagy a nyújtott szolgáltatásokkal kapcsolatban, forduljon bizalommal.

Köszönöm.

Üdvözlettel,

(A neved)

A 3. e-mail sablon kiváló példa egy fizetési emlékeztető e-mailre, amelyet a határidő lejárta után használhat. Néhány nap türelmi időt kell adnia az ügyfeleknek az e-mail elküldése előtt, különösen, ha a határidő hétvégére esik. Ebben az e-mailben határozott, de informatív nyelvezetet kell használnia.

4. e-mail sablon: Egy héttel a határidő után

Rendben, akkor már néhányszor küldött nekik emlékeztetőt e-mailben, és még mindig nem kapott visszajelzést tőlük. Ne haragudjon, és ne lépjen azonnal pánik üzemmódba. Lehet, hogy valóban elárasztották őket, és valószínűleg csak kiment a fejükből.

A körülményeiktől függetlenül továbbra is fizetni kell. Határozottnak kell lennie abban, hogy a fizetés késedelmes, és a lehető leghamarabb ki kell fizetnie Önnek.

Teljesen kerülnie kell azonban a durva szavak vagy kifejezések használatát, mert ez azt jelentheti, hogy kevésbé fognak fizetni.

Győződjön meg róla, hogy az e-mail címe:

  • Cég
  • Világosan körvonalazva
  • Hangsúlyozva, hogy a fizetés lejárt az esedékességen
  • Nem személyes

Feladó: (Az Ön neve)

Címzett: (ügyfele neve)

Tárgy: Fizetési emlékeztető: Számla (hivatkozási szám) Egy hetes késedelem

Szia (ügyfél neve)

Remélem jól telik a heted.

Nyilvántartásom szerint még nem kaptam meg a számla (hivatkozási szám) (összeg) kifizetését, ami most egy hetet késett.

Kérem, tudassa velem, ha van valaki más, akivel kapcsolatba léphetek a fizetéssel kapcsolatban, vagy ha bármilyen információja van a kifizetés beérkezésének időpontjáról.

Az Ön kényelme érdekében ehhez az e-mailhez csatoltam a számla másolatát, amelyen keresztül fizethet (az Ön által előnyben részesített fizetési módok).

Tisztelettel kérem, hogy a fizetést mielőbb fizesse meg.

Köszönöm.

Üdvözlettel,

(A neved)

Ha aggódik, és nehezen tudja megérteni, hogyan kérjen fizetést az ügyféltől egy hét késés után, akkor a 4. e-mail-sablon a legjobb példa arra, hogy üldözze az ügyfelet a nemfizetés miatt. Ha megállapodást kötött ügyfelével, amely meghatározza a késedelmi díjakat, akkor ezt szerepeltetnie kell ebben az e-mailben. Még az idő múlásával is tartózkodjon attól, hogy durva legyen, és személyesen megcélozza az ügyfelet. Mindig meg kell őriznie a szakmai hozzáállását.

5. e-mail sablon: Két héttel a határidő után

Miután két hétig nem kapott választ az ügyféltől, érdemes sürgőssé tenni az e-mailt. Ne haragudj és ne veszítsd el a türelmedet. Nem árt azonban komolyabb hangnemre váltani, mivel a számla két hetet késik.

Győződjön meg róla, hogy az e-mail címe:

  • Közvetlen
  • Egyértelmű cselekvésre ösztönöz
  • Hangsúlyozza a fizetési késedelem idejét
  • Megerősítést kér, hogy megkapták-e az e-mailt
  • Megemlíti az esetleges késedelmi díjat, ha van ilyen
Olvasni:  10 elterjedt fordítási mítosz tönkrement

Feladó: (Az Ön neve)

Címzett: (ügyfele neve)

Tárgy: Fizetési emlékeztető: Számla (hivatkozási szám) Két hét késedelem

Szia (ügyfél neve)

remélem ez az email jó egészségben talál.

Azért írok Önnek, mert nyilvántartásaim szerint a számla (hivatkozási szám) egyenlege (szám megadása) volt, amely (esedékességi dátum) volt. Van valami híre arról, hogy mikor kell megérkeznie ennek a kifizetésnek?

Tájékoztatásul csatoltam ehhez az e-mailhez a számla másolatát.

Emlékeztetőül: elfogadom a fizetést (az Ön által preferált fizetési módok). Kérem, tudassa velem, hogy van-e egyszerűbb eljárás, amellyel megkönnyíthetem a fizetést, vagy ha bármi módon további segítségemre lehetek.

Felhívjuk figyelmét, hogy az egy hónapon túli fizetések késedelmi díjat számítanak fel a szerződési feltételeinknek megfelelően.

Kérem, hogy válaszoljon erre az e-mailre, és tudassa velem, hogy megkapta.

Köszönöm.

Üdvözlettel,

(A neved)

Az 5. e-mail-sablon kiváló példa egy fizetési emlékeztető e-mailre, amelyet elküldhet ügyfelének, ha két hetet késik a fizetéssel. Ebben az e-mailes emlékeztetőben határozottabb és keményebb hangot is használhat – csak ügyeljen arra, hogy amennyire csak lehetséges, udvarias és professzionális maradjon.

6. e-mail sablon: Néhány nappal az elmúlt két hétben

Ha egy kései időszak több mint két hétig tart, akkor ezzel az e-maillel közvetlenebb és szigorúbb megközelítést szeretne követni.

Tartózkodnia kell azonban ügyfele közvetlen vádolásától vagy fenyegetőzésétől, mivel ez ronthatja a hírnevét, és kisebb valószínűséggel kap fizetést.

Győződjön meg róla, hogy az e-mail címe:

  • Közvetlen
  • Szigorú megközelítés
  • Még mindig profi és kedves
  • Kerülje az ügyfél személyes megcélzását

Feladó: (Az Ön neve)

Címzett: (ügyfele neve)

Tárgy: Fizetési emlékeztető: Számla (hivatkozási szám) (az esedékességtől számított napok száma)

Szia (ügyfél neve)

Érdeklődnék, hogy megkapta-e az e-mailes emlékeztetőimet a (projekt neve) kifizetésével kapcsolatban. A számla (hivatkozási szám), amelynek esedékessége (esedékességi dátum) volt, most (napok száma) lejárt, és azonnali figyelmet igényel.

Feltételeim szerint, kérem, vegye figyelembe, hogy minden egy hónapon túli fizetés esetén további díjat kell fizetni.

Ha már kezdeményezte a fizetést, kérjük, hagyja figyelmen kívül ezt az e-mailt, és értesítsen.

Ha bármilyen kérdése van, szívesen segítek.

Köszönöm.

Üdvözlettel,

(A neved)

A 6. e-mail-sablon a kéthetes határidő után bármikor használható. Még ha még nem is kapta meg a kifizetést ügyfelétől, továbbra is nyugodt és professzionális hozzáállást kell fenntartania. Előfordulhat, hogy az Ön e-mailjei a spambe kerülnek, vagy megváltoztatták az e-mail címüket, vagy vészhelyzetben vannak.

7. e-mail sablon: Egy hónapot késik

Tehát több fizetési emlékeztető e-mailt küldött egy hónapon keresztül, de az ügyfél továbbra sem válaszol, vagy nem fizet.

Ilyen esetekben végső értesítést kell küldenie nekik meggyőző szavakkal vagy kifejezésekkel, amelyben egyértelműen felvázolja a késedelmes fizetések kezelésére vonatkozó megállapodási szabályzatát.

Győződjön meg róla, hogy az e-mail címe:

  • Tömör, udvarias és rövid
  • Világosan körvonalazva
  • Nem személyesen célozza meg az ügyfeleket a nem fizetés miatt
  • Az összes fizetési részlet összegzése

Feladó: (Az Ön neve)

Címzett: (ügyfele neve)

Tárgy: Végső értesítés: Számla (hivatkozási szám) Egy hónapos késedelem

Szia (ügyfél neve)

Ez az utolsó emlékeztetőm, hogy a számla kifizetése (hivatkozási szám) megtörtént (esedékesség).

Többször próbáltam felvenni Önnel a kapcsolatot a fizetés megszervezésével kapcsolatban. Megállapodásunk értelmében kérjük, vegye figyelembe, hogy minden további egy hónapon túl esedékes fizetés esetén minden további nap után (írja be az összeget) késedelmi díjat számítunk fel. Ha nem zárja le egyenlegét (dátumig), akkor tovább kell vinnem az ügyet a kifizetés beszedéséhez.

Olvasni:  Hogyan építsünk fel személyes márkát e-mailes marketinggel

Az Ön kényelme érdekében ehhez az e-mailhez csatoltam a számla másolatát, amelyen keresztül fizethet (az általa választott fizetési módok).

Kérjük, mielőbb szervezze meg a számla kifizetését, hogy fiókja jó állapotú maradjon.

Köszönöm.

Üdvözlettel,

(A neved)

A 7-es e-mail sablon akkor használható, ha az összes e-mailre több mint egy hónapja teljesen megválaszolatlan maradt. Még ha frusztráltnak és dühösnek érzi is magát ügyfelére, próbálja megőrizni a hideg fejét. Azonban szabadon alkalmazhat keményebb megközelítést is annak érdekében, hogy ügyfele időben fizessen Önnek.

Kulcs elvitelek

  • Akár induló vállalkozás tulajdonosa, akár szabadúszó, az ügyfelektől fizetést kérni nem feltétlenül félelmetes élmény. Ha professzionálisan és udvariasan állunk hozzá, és a kezdetektől fogva meghatározott ütemtervünk van, az sokkal egyszerűbbé és hatékonyabbá teheti a dolgokat.
  • Győződjön meg arról, hogy megfelelő írásos megállapodást vagy szerződést köt ügyfeleivel, amely egyértelműen felvázolja a fizetési feltételeket és a szabadúszó munkára vonatkozó irányelveket – lehetőleg letéti záradékkal.
  • Ne hagyd, hogy az érzelmek eluralkodjanak rajtad, mindig tartsd meg a professzionális magatartást és reagálj udvariasan.
  • A munka elvégzése után azonnal küldje meg a számlát a megrendelőnek. Minél gyorsabban küldi el, annál hamarabb fizetnek.
  • Adjon egyértelmű utasításokat ügyfeleinek az előnyben részesített fizetési módokról. Tegye egyszerűbbé számukra a fizetést egy hatékony fizetésfeldolgozó kiválasztásával.

Következtetés

Ha azon töpreng, hogyan kérjen fizetést az ügyféltől anélkül, hogy durvanak tűnne, a legfontosabb dolog, amit szem előtt kell tartania, hogy közvetlen, udvarias, kedves és professzionális legyen. Mindig ne feledje, hogy jogában áll kérni az ügyfelektől azt a fizetést, amiért dolgozott.

Fontos, hogy ütemezést hozzon létre az ügyfeleknek való e-mailezéshez, hogy a fizetési emlékeztetők egyszerűen professzionálisnak tűnjenek, nem pedig igényesnek vagy rámenősnek. Az e-mailekben világosan vázolja fel, hogyan fizethetnek Önnek. Soha ne célozza meg és ne vádolja személyesen az ügyfeleket nem fizetéssel; leggyakrabban talán csak kiesett a fejükből.

GYIK

1. Hogyan lehet udvariasan pénzt kérni az ügyféltől?

Az udvarias módja annak, hogy fizetést kérjen az ügyfelektől, fizetési emlékeztető e-mailek útján. Egy e-mailes emlékeztető küldése ügyfelének, majd egy másik emlékeztető küldése, ha a fizetés nem történik meg, egyszerű és hatékony módja annak, hogy időben megkapja a fizetést.

2. Mikor kell fizetési emlékeztetőt küldeni az ügyfélnek?

Az Ön érdeke, hogy az ügyfelet a fizetési határidő előtt egy héttel értesítse. Így elegendő időt hagy nekik a számlafizetés áttekintésére.

3. Mennyi ideig kell várnom, mielőtt kapcsolatba léphetek az inkasszóval?

Általában, ha a számla 90 napon túli esedékessége van, akkor dönthet úgy, hogy felveszi a kapcsolatot egy követeléskezelővel. Mielőtt azonban a kérdést a hitelellenőrzésre terjesztené, tanácsos eldönteni, hogy egy behajtó iroda megér-e pénzt és időt. Ezenkívül feltétlenül tájékoztassa az ügyfeleket arról, hogy követelésbehajtó ügynökséget fog keresni a kifizetés behajtása érdekében.

4. Hogyan kerülhetem el a késedelmes fizetéseket?

Ha késedelmes fizetéssel küszködik, íme néhány egyszerű lépés, amellyel megelőzheti a késedelmet:
– Világosan vázolja fel fizetési feltételeit
– Adjon hozzá díjat a késedelmes fizetésekért
– Hatékony fizetési módok, például PayPal, Google Pay stb.
– Állítsa be a fizetési emlékeztetők ütemezését

5. Hogyan lehet függőben lévő kifizetést kérni az ügyféltől szabadúszóként?

Kérjen fizetést ügyfeleitől udvariasan és szakszerűen. Soha ne érezze magát kényelmetlenül vagy kínosan, ha az ügyfelektől fizetést kér a felajánlott munkáért.

Új publikációk:

Ajánlott