Project Intake Form legjobb gyakorlat ügynökségek számára [+ Template]

Mi az a beviteli forma?

A projektfelvételi űrlap egy kérdőíves dokumentum, amelyet a marketingügynökségek használnak egy új ügyfélprojekt hatékony és eredményes bevonására. A felvételi űrlap egy sor kérdést tartalmaz mind az ügyféllel kapcsolatban és a projekt részleteit. Emiatt az új projekteknél, ahol a munkakapcsolat projektalapú vagy időalapú, a projektfelvételi űrlap a preferált lehetőség.

A havi megtartó ügyfelek esetében jellemzően a projekttájékoztató / ügyféltájékoztató projektbevételi űrlap helyett használnák, mivel az alapvető ügyfélinformációk többsége már ismert, és a szükséges részletek sokkal inkább a projektre vonatkoznak.

A projektfelvételi űrlapok előnyei az ügynökségek számára

A sikeres digitális ügynökségek az egyszerűsített folyamatokra támaszkodnak. Minél több ilyen folyamatra épül az ügynökség, annál könnyebben méretezhető és bővíthető az ügynökség. A projektfelvételi űrlap fő előnye annak biztosítása, hogy minden új ügyfélprojekt jól induljon egy formalizált folyamattal az első naptól kezdve. A felvételi űrlap célja, hogy megkönnyítse a projektinformációk hatékony továbbítását az ügyféltől a partner felé. ügynökség.

Röviden: a projektbevételi űrlap segít az új projekt sikeres előkészítésében. De számos egyéb előny is van mind az ügynökség, mind az ügyfél számára:

1. Mindenkit ugyanarra az oldalra helyez, szó szerint!

Néha több érdekelt fél is részt vehet az ügyféloldalon. A félreértések vagy a célok össze nem illésének elkerülése érdekében mindig jó, ha dokumentációt használunk a projekt összes részletének egy helyen történő rögzítésére, és az összes érdekelt fél egyetértésére.

A projektfelvételi űrlap segít az egyértelműség elősegítésében a cél, a teljesítendő eredmények meghatározásával és segít az elvárások megfogalmazásában, különösen a munkakörrel kapcsolatban. Ez természetesen segít elkerülni a hatótávolságot, ami akkor fordulhat elő, ha nincs dokumentáció.

2. Meghatározza a közös munka mércéjét

Az ügyfél-ügynökség kapcsolat nagyobb valószínűséggel működik, ha minden folyamat középpontjában a dokumentáció áll. A projektfelvételi űrlap segít fenntartani az ellenőrzési nyomvonalat Ön és az ügyfél között. Ha a dolgok rosszul sülnek el, a projektfelvételi űrlap segíti az Ön oldalát a történetben, mivel azt az ügyfél fejezi be, és részletezi az elvárásait. Azt is meg kell jegyezni, hogy az ilyen dokumentáció segít a bizalom kiépítésében, és megmutatja, hogy tudja, mit csinál.

Olvasni:  Amit a WordPress 5.5-ről tudni kell

3. Munkafolyamat-hatékonyságot teremt

Időmegtakarítás (az ügynökségi és az ügyféloldalon egyaránt), mint a projektfelvételi űrlap használatának óriási előnye. De nem csak ez, az űrlap egy sor automatizálás részét képezheti, hogy még hatékonyabbá tegye a munkafolyamatot. Például az űrlap bemenetei közvetlenül beküldhetők egy projektmenedzsment eszközbe, és felhasználhatók a személyzet számára végzett feladatok automatikus létrehozására vagy projekt keretek beállítására.

4. Segít az ügynökségi kultúra felépítésében az erős folyamatok köré

A projektfelvételi űrlapnak egy a sok közül, amelyet az ügynökség használ a zökkenőmentes napi működés biztosítása érdekében. Ahogyan arról korábbi cikkeinkben (például Hogyan indítsunk el egy digitális marketingügynökséget) – írtunk, az ügynökség folyamatainak világos meghatározása kulcsfontosságú a sikeres vállalkozás működtetéséhez. Ezzel biztosíthatja ügynöksége növekedését és méretezését, mivel Ön következetes folyamatokat épített ki az ügyfélprojektek között.

5. Elkerüli az oda-vissza e-maileket

A kommunikáció kulcsfontosságú minden ügyfél-ügynökség kapcsolatnál. A projektfelvételi űrlap segíthet elkerülni a felesleges e-maileket, és megakadályozhatja, hogy a részletek elveszjenek a hosszú e-mail-láncokban. Megakadályozza azt a rettegett helyzetet is, amikor a kliens véletlenül a „válasz” gombra kattint egy e-mailre a „válasz mindenkinek” helyett, és információhiányok jelennek meg a projektcsapaton belül.

Tipikus projektfelvételi űrlapfolyamat

A projektfelvételi űrlap általában egy 3 vagy 4 részből álló új ügyfél felvételi folyamat egy részét jelenti. Az ügynökség típusától (és méretétől) függően az új ügyfélfogadási (vagy felvételi) folyamat a következőképpen nézhet ki:

      1. Kezdeti kapcsolatfelvétel: a leendő ügyfél megtalálja az Ön webhelyét a Google keresésben, kitölti a kapcsolatfelvételi űrlapot, e-mailt küld, vagy más módon felveszi a kapcsolatot
      2. Projektfelvételi űrlap: a leendő ügyfél kitölti a projektfelvételi űrlapot
      3. Javaslat (vagy pitch): elküldheti az ajánlatot az ügyfélnek, vagy bemutathatja személyesen vagy a Zoomon keresztül
      4. Kezdje a találkozót: az ügyfél elfogadja ajánlatát, és egy személyes találkozó vagy hívás hivatalosan elindítja a projektet
      5. Szerződés vagy munkanyilatkozat (SoW) aláírva: ezt aláírhatják a nyitótalálkozó alatt vagy még azelőtt

Mit kell feltüntetni a projektfelvételi űrlapon

A projektfelvételi űrlapnak segítenie kell az összes olyan információ rögzítésében, amelyre szüksége van a projekt hatókörének megértéséhez. Tehát logikus, hogy az űrlap konkrét kérdéseket tesz fel a projekttel kapcsolatban.

Ezt a projekt típusától függően módosítani kell (pl. SEO projekt, tartalomírási projekt, közösségi média stratégiai projekt stb.), de a következő kérdéstípusok segítenek a legtöbb általános követelmény megragadásában:

Ügyfél adatai

  • Ügyfél Neve
  • Kapcsolatfelvétel az emberekkel (érdekelt felekkel)
  • Elérhetőségek (telefon, email, weboldal)

Projekt részletei

  • A projekt célja vagy céljai
  • A projekt magas szintű írásos leírása
  • Projekt típusa / Szükséges szolgáltatások
  • Kezdési és befejezési dátumok, mérföldkövek és prioritások
  • UVP-k (egyedi értékajánlat)
  • A versenyzők adatai
Olvasni:  Helyettesítő karakter átirányítás: mi ez, miért kell használni & Példák

A célközönség adatai (ha van)

  • Célközönség személyiségei
  • A célközönség demográfiai adatai/földrajzi adatai
  • Ügyfélérték adatok

Költségvetés

  • Projekt költségvetési tartomány
  • Havi rögzítési tartomány (ha van)

Projektfelvételi űrlap készítése és automatizálása

Ahogy az ügyfelek kitöltik a projektfelvételi űrlapokat, valószínűleg előnyöket fog látni ezen adatok feldolgozásának automatizálásában. Valójában a legtöbb digitális ügynökség automatizálja az adatgyűjtést, hogy időt takarítson meg. A cikk alján található, digitális ügynökségektől származó példák mind rávilágítanak az adatgyűjtés automatizálási aspektusára és arra, hogyan érték el ezt.

Az első projektfelvételi űrlap elkészítésekor egy egyszerű (és ingyenes) kiindulópont Google Forms. Ennek az az oka, hogy a válaszokat a rendszer automatikusan összegyűjti a Google Táblázatokban, így nincs szükség manuális adatbevitelre.

Amikor azonban az ügyfélprojektek tényleges elindításáról van szó, általában valamilyen projektmenedzsment eszközt használ a teljes projekt beállításához, a feladatok kiosztásához, a dátumok nyomon követéséhez és az előrehaladás nyomon követéséhez.

A Google Űrlapokhoz hasonlóan egyszerű (és ingyenes) módszer az induláshoz, ha olyan kanban táblát használ, mint amilyen a benne található Trello. Tehát amikor valaki elküldi az űrlapot, az adatok új kártyaként jönnek létre a Trello táblán. Ez az automatizálás a használatával érhető el Zapier a Google Forms és a Trello között:

De ha nagyobb léptékre van szüksége, és kinőtte a Trellót, akkor egy dedikált projektmenedzsment eszközhöz kell fordulnia (mint az alább látható Asana). Az ilyen típusú eszközök előnye, hogy teljes funkcionalitásúak, és tartalmaznak olyan dolgokat, mint például a beépített űrlapkészítők, amelyek lehetővé teszik egy egyszerű kérdőív űrlap létrehozását. Az űrlapadatok ezután automatikusan közvetlenül a projektmenedzsment eszközbe kerülnek elküldésükkor.

Még mindig szükség lehet Zapierre. Más digitális ügynökségek adatautomatizálási eszközöket használnak, mint például a Zapier, hogy lekérjék a beküldött űrlapadatokat az egyéni űrlapkészítőktől, és a projektmenedzsment eszközökbe is bekerüljenek. Akárhogy is, az eredmény ugyanaz. Az automatizálással összességében időt takaríthat meg.

Töltse le a Project Intake űrlapsablont a Word DOCX-ben

Töltse le a Word sablont, és használja ezt saját ügynökségi projektfelvételi űrlapja alapjául:

Példák a digitális ügynökség projektfelvételi űrlapjaira

Beszélgettünk néhány digitális marketing ügynökséggel a projektfelvételi űrlapjaikról, arról, hogyan használják azokat, és hogyan biztosítanak értéket az űrlapok mind az ügyfél, mind az ügynökség számára:

Menj a lépcsőn

Menj a lépcsőn egy digitális marketing és vezető ügynökség, amelynek székhelye Nashville, TN. Szakterületük a fogorvosok és gyógyfürdő-vállalkozások számára lead-generáló kampányok futtatása.

Adam Carbonneau a Take the Stairs alapítója és ügyvezető igazgatója. Adam azt mondja, hogy a projektfelvételi űrlapjaik előfeltételei minden olyan lead gen kampánynak, amelyet az ügyfelek számára futtatnak.

Olvasni:  Konvertáló tartalmat készíthet a 8 legjobb AI-íróval

Ezek az űrlapok lehetővé teszik az ügynökség számára, hogy nagy mennyiségű értékesítési kritériumot gyűjtsön össze az ügyféltől, és biztosítsa, hogy azok pontosan megcélozzák az ügyfél ideális kilátásait. Technikailag az űrlap a Gravity Forms-ba épül, és a Zapier segítségével tolja be az adatokat a ClickUp-ba, amelyet az ügynökség a projektfolyamat kezelésére használ.

Példa a Take the Stairs projekt felvételi űrlapjára

Adam azt mondja, hogy a projektfelvételi űrlap használatának ötlete az ABM (Account Based Marketing) értékesítési modellből származik.

“A potenciális ügyfeleket generáló kampányaink a LinkedIn Sales Navigator adatbázisának erejét használják fel. Ügyfeleink értékesítési kritériumai alapján lekaparjuk a potenciális ügyfelek adatait, hogy felfedjük 400-1500 legképzettebb potenciális ügyfelet.”

Az ügynökség ezután elkészíti a listákat, és adatbővítési tevékenységeket hajt végre, mielőtt a LinkedIn Matched Audiences szolgáltatását használná a márka ismertségének felkeltésére, mielőtt hideg tájékoztatási kampányt indítana, amelynek célja, hogy az ideális potenciális ügyfelek számára valami újat tudjon fejleszteni az iparágban – a nagy eladási hajlandóság helyett.

Amint a leendő érdeklődők érdeklődnek az ügynökség szolgáltatásai iránt, a projektfelvételi űrlapot használják annak megértésére, hogy mit szeretne elérni az ügyfél:

“3 órás megbeszélés helyett lehetővé tesszük ügyfeleink számára, hogy tetszés szerint töltsék ki értékesítési kritériumainkat. Az űrlap elküldésekor a projektmenedzsment eszközünkön belül automatikusan létrejönnek a belső jegyek, és projektmenedzserünk figyelmeztetést kap, hogy az ügyfél készen áll a kezdésre.”

Creative Click Media

Creative Click Media egy teljes körű szolgáltatást nyújtó digitális marketing ügynökség New Jersey-ben, amely kreatív marketingre, webdizájnra és fejlesztésre összpontosít.

Adam Binder az ügynökség alapítója, és elmondta nekünk, hogy nemrégiben elindítottak egy új online projektfelvételi űrlapot kifejezetten SEO projektek számára.

Az űrlap hét kategóriára oszlik, amelyek lefedik az ügyfél adatait, a vállalatot, a közönséget, az ügyfeleket, a versenytársakat és a célokat.

“Ennek a felvételi űrlapnak kettős a célja: betekintést nyerni az üzletbe, és betekintést nyerni az ügyfél kampányával kapcsolatos céljaiba és elvárásaiba.”

Adam azt mondja, hogy az űrlap arról is szól, hogy az ügynökséget az első naptól kezdve az első helyen állja. Az információk birtokában csapata előzetes kutatást végezhet, ami egy produktívabb és végrehajthatóbb kezdeti felhíváshoz vezet. A Creative Click Media már a kezdetektől fogva célzottabb és hatékonyabb digitális marketingstratégiát tud kidolgozni azáltal, hogy az üzlet és az ügyfél céljainak megértésében előrébb jár.

A Creative Click Media SEO projekt beviteli űrlapja

A Creative Click Media projektbevezetési formájának egyedi aspektusa a hangszínük. Ádám azt mondja, hogy az ügyfél számára megfélemlítő és nyomasztó lehet egyszerre annyi fontos kérdés megválaszolása. Ennek kiegyensúlyozása érdekében formájukat élénk színűvé tették népszerű GIF-ekkel, amelyeket a szakaszok közé szúrtak be.

Olvasni:  101 SEO statisztika, amit tudnod kell 2024-ra

Ez segít némi humort és intrikát vinni egy egyébként monoton feladatba, miközben kiemeli céges kultúrájuk szórakoztató oldalát.

Sztratoszféra

Sztratoszféra Az irvine-i székhelyű, CA-ban működő speciális digitális marketing ügynökség a biztosítási ágazat ügyfelei számára.

Casey Preston az ügynökség alapítója és CRO-ja, és projektfelvételi űrlapokat használ annak érdekében, hogy jobb belépési élményt biztosítson ügyfelei számára, és egyszerűsítse munkafolyamatukat. Ezenkívül más előnyökkel is járnak.

Casey szerint az űrlap lépcsőfokként szolgál a megfelelő projekt kiválasztásához. Az űrlapot az együttműködés előtti szakaszban kiküldik az ügyfeleknek, abban a reményben, hogy közös csoportot találnak, amelyben megegyeznek.

Töltse le a Stratosphere Project Intake űrlapját

Amikor az ügyfél elküldi ezt az űrlapot, az adatok az ügynökség saját projektmenedzsment eszközébe kerülnek, és alapul szolgálnak a projekt életciklus-szakaszainak meghatározásához. Casey szerint a felvételi űrlap az évek során az alapvető ügyfélinformációs űrlapból egy részletesebb, projektközpontú dokumentummá fejlődött.

A Stratosphere csapata számára ezek az űrlapok nemcsak a munkafolyamat-hatékonyságot biztosítják, hanem az iparági intelligencia kialakítását is. A rögzített adatok trendeket adnak a költségvetési tartományokról, a célpiaci szegmensekről, az UVP-kről (Unique Value Proposition) és a versenytársak helyzetéről. Ez annál is fontosabb, mivel az ügynökség egyetlen résben működik: a biztosításban.

“Mivel folyamatosan bővítjük az iparági szegmensek lefedettségét, és további digitális marketingszolgáltatásokkal bővítjük szárnyainkat, szükség szerint további módosításokat hajtunk végre a projektfelvételi űrlapunkon, hogy elérjük ügynökségi céljainkat.”

Venture Kite

A projektfelvételi űrlapok nemcsak az ügynökségek, hanem az almárkákat működtető vállalkozások számára is népszerűek. Venture Kite egy ilyen vállalkozás, amely különféle webhelyeket tartalmaz. A csoport hasonló, ügynökségszerű folyamatokkal rendelkezik, és belső projektbevételi űrlapokat használ.

Nadav Harari a Venture Kite SEO vezetője, és portfóliójukon digitális marketing projekteket vezet. Nadav azt mondja, hogy folyamatosan érkeznek új projektek és rendszeres frissítések.

„Mi integrálódtunk Asanának projektbevételi űrlap, amely segít nekünk a terméktulajdonosok és a különböző részlegek kérésének hatékony kezelésében.”

A Venture Kite csoporton belül minden terméktulajdonos beküld egy feladatot az űrlap segítségével, és leírja a projektet, valamint a prioritást, a határidőt és a mellékleteket.

Ezeket az űrlapokat azután a központosított Asana-munkafolyamat feldolgozza, és a termelési prioritásokat a Venture Kite projektmenedzsere és vezérigazgatója hetente forgalmazza a megfelelő feladatokra.

Következő lépések

Ne felejtse el letölteni az Ügynökség Projektfelvételi űrlapsablonját Microsoft Word DOCX formátumban. Teljesen szerkeszthető, lehetővé téve a kérdések és a formátum testreszabását az adott résnek vagy szolgáltatásajánlatnak megfelelően. Ossza meg velünk, hogyan halad, szívesen hallanánk rólad a Twitteren @seoptimer.

Új publikációk:

Ajánlott